Организация и проведение мероприятий выставок конференций презентаций

Организация и проведение выставок, а так же конференций, презентации являются одними из самых сложных инструментов PR с точки зрения организации мероприятий являются выставки. Профессиональные маркетологи и PR-менеджеры «Формула коммуникаций» разработают для вас специальное предложение по организации и проведению выставки с применением всех необходимых средств, методов PR и интегрированием различных средств коммуникаций.

выставки компаний проведение выставок конференций проведение мероприятий выставок организация конференций выставок

Организация и проведение выставки, презентации – трудоемкая и многопрофильная работа, требующая тщательного планирования. Перед тем как компания примет окончательное решение об участии в выставке, она должна четко для себя определить цели (укрепление имиджа, продвижение товаров и услуг, заключение выгодных контрактов и др.) и ожидаемые результаты. В крупных компаниях за организацию и проведение выставок отвечает специальное подразделение, ответственное за это направление работы, либо подразделение по связям с общественностью. Многие компании привлекают агентства для организации участия в выставке. Но ни в том, ни в другом случае, ни одна компания не сможет обойтись без привлечения out-sourcing. Агентство «Формула коммуникаций» готово предложить как комплексное обслуживание по организации и проведению выставки, так и сотрудничество по отдельным направлениям. Если ваша компания решила учувствовать в выставке, то необходимо провести максимально полный комплекс PR мероприятий в рамках выставки. В противном случае, эффективность участия в выставке сводится к нулю.

организация выставок москва организация презентаций выставок организация выставки продажи организация и проведение выставок

Выставка – это событие, поэтому его необходимо сделать ярким и запоминающимся.

Как уже говорилось выше, организация и проведение выставки, презентации– это сложный с организационной точки зрения процесс, в котором участвуют подрядчики и субподрядчики различных направлений деятельности.

Организация и проведение выставки, конференции требует детального планирования, составления графика работ всех участников. Остановимся на самых важных этапах подготовительной работы к крупномасштабной выставке, для которой многие компании проектируют и устанавливают стенды, предназначенные непосредственно для одной выставки. Подготовительный этап участия в крупной выставке может проходить в течение года. Выставочный стенд — это лицо фирмы и поэтому многие руководители очень серьезно относятся к его подготовке и выделяют большую часть рекламного бюджета на организацию и проведение выставки. Спроектировать и оформить выставочный стенд нужно так, чтобы он выделялся на фоне общей массы других стендов. Площадь застройки зависит от многих факторов: успеете ли вы зарезервировать необходимую вам площадь в нужном для вас месте, хватит ли у вас средств для аренды выставочного пространства и др.. Разработка и проектирование выставочного стенда должна осуществляться с учетом всех требований по постройке стенда в выставочном комплексе – это и высота потолков, и электрическая мощность и многое другое.

проведение выставок конференций проведение выставок конференций проведение выставок конференций

Все целевые аудитории компании должны получить приглашение на выставочный стенд компании. Агентство «Формула коммуникаций» тщательно продумает и изготовит самое оригинальное и привлекательное приглашение на выставку.

Агентство «Формула коммуникаций» разработает и изготовит необходимый раздаточный материал: информационные, рекламные буклеты, проспекты, прайс-листы, сувенирные изделия с фирменными знаками. При этом мы сможем предложить вам различные варианты полиграфии и сувенирной продукции от «эконом» и «бизнес» класса до VIP. Важно не только подготовить раздаточный материал, но и грамотно его распространить. Агентство «Формула коммуникаций» проработает каждый шаг, каждый нюанс для эффективного распространения рекламно-информационных материалов.

На выставке могут быть использованы различные технические средства - световые, звуковые и т. п.. Агентство «Формула коммуникаций» предложит вам полное техническое оснащение вашего стенда, которое окажет максимальное воздействие на посетителей выставки.

Особое внимание необходимо уделить подбору и подготовке стендистов. Работа стендистов и промо персонала должна быть такая, чтобы ни один посетитель не прошел мимо стенда. Каждый посетитель должен получить максимальное количество полезной информации, максимальное количество приятных ощущений. Безусловно, на выставочном стенде должно быть обязательное присутствие стендистов компании – высококвалифицированных сотрудников, глубоко знающих продукцию, историю компании и пр., но без привлечения дополнительного промо-персонала работа стенда будет неполноценной. Для работы на выставочном стенде агентство «Формула коммуникаций» отберет наилучший персонал, обладающий следующими качествами:

  • грамотная речь
  • умение общаться с людьми
  • привлекательная, приятная внешность
  • выносливость

В целях контроля ежедневно во время выставки на стенде будет присутствовать старший менеджер по выставочной деятельности агентства «Формула коммуникаций», который при необходимости до начала выставки проведет инструктаж ваших стендистов.

О предстоящем участии вашей компании в выставке должно узнать максимальное количество вашей целевой аудитории. Помимо размещения рекламы в общем каталоге участников для привлечения большего количества посетителей вашего стенда целесообразно разместить дополнительную информацию в средствах массой информации (радио, телевидение печатные издания), использовать наружную рекламу (рекламные щиты, билборды, экраны с бегущей строкой и тп) как на территории выставки, так и на улицах города. При необходимости, агентство «Формула коммуникаций» разработает эффективный медиа-план, направленный на оповещение целевой аудитории.

Не стоит забывать и о привлечении средств массовой информации на выставочный стенд компании. В агентстве «Формула коммуникаций» работают высококвалифицированные специалисты в области PR, имеющие большой опыт в организации пресс-конференции в рамках выставок. Агентство «Формула коммуникаций» в рамках выставки может организовать специальную пресс-конференцию, посвященную данному событию, с торжественным открытием стенда. Пресс-конференцию можно провести как перед открытием выставки, на которой средства массовой информации получают необходимую информацию о компании и ее новинках, так и по окончании выставки, на которой компания познакомит средства массовой информации с итогами выставочной работы стенда компании, дальнейшими планами компании. Таким образом, компания не только повысит лояльность средств массовой информации, но и привлечет дополнительную целевую аудиторию на выставочный стенд. Местом проведения пресс-конференции на выставке могут являться как специально отведенные в выставочных комплексах пространства (конференц-залы), так и непосредственно сами выставочные стенды (если позволяет площадь выставочного пространства).

Открытие и закрытие выставки могут сопровождаться такими корпоративными мероприятиями как вечерние приемы, вечеринки, after party. В основном, компании, предпочитают проводить такого рода мероприятия в первые дни работы выставки. Агентство «Формула коммуникаций» предложит вам наиболее интересный формат проведения мероприятия, окажет полный комплекс услуг для организации и проведения мероприятия.

Во время проведения выставки проходит большое количество сопутствующих мероприятий (семинары, конференции и др.), в которых компании также целесообразно участвовать.

Для небольших и малоизвестных компаний участие в выставке может послужить толчком в дальнейшем продвижении на рынке. Но помимо того, что участие в выставке – это трудоемкая работа, это еще и очень затратное мероприятие, и небольшая фирма не сможет себе этого позволить. Поэтому одним из эффективных способов участия в выставке с точки зрения затрат является коллективное участие. Компании предоставляется малогабаритный стенд, на котором обычно расположен минимальный набор оборудования: стол, стул и небольшая витрина.

Смета затрат на участие в выставке очень велика и многогранна, поэтому мы остановимся лишь на основных:

  • аренда выставочной площади;
  • разработка и изготовление выставочного стенда;
  • затраты на организацию и проведение мероприятий во время работы выставки (открытие экспозиции, пресс-конференции, семинары, круглые столы и др.);
  • изготовление и распространения информационно-рекламных материалов (каталогов, проспектов, буклетов и др.), необходимой для более полного ознакомления посетителей выставки с особенностями конкретной экспозиции;
  • транспортные расходы; трансфер сотрудников и гостей компании;
  • непредвиденные расходы по участию компании в выставке;
  • другие статьи затрат.

Агентство «Формула коммуникаций» поможет вам оптимизировать затраты на участие в выставке и разработает наиболее эффективный план по организации и проведению выставки.

Но стоит отметить, что вся напряженная работа на выставочном стенде, все ваши моральные и материальные потери окупятся новыми контактами, контрактами, повышением имиджа, приобретением ценного опыта и многими другими бесценными знаниями.

Трудности и проблемы участия в выставке могут проявляться как на подготовительном этапе, так и в ходе проведения выставки и после ее завершения. Агентство «Формула коммуникаций» поможет решить все ваши проблемы, связанные с подготовкой и проведением выставки.


 

 
Copyright © 2010–2017 by Формула коммуникаций. All rights reserved.